導入の背景

石油元売り各社から石油を調達して系列特約店や自社直営のサービスステーションに販売するなど、国内最大規模の石油商社として全国展開を行っている三菱商事石油株式会社。系列特約店を含めておよそ1000箇所を超えるサービスステーションをサポートする全国規模のネットワークを形成しており、特約店とのパートナーシップを強化することで社会への貢献を果たしている。

近年では、電気自動車やハイブリッド自動車などガソリンへの依存度が低下しつつある中で、新たな事業への取り組みも積極的に行われている。特に電気モーターバイクの販売や充電・バッテリー交換などのサービスをはじめ、電気自動車「i-MiEV」によるエコ・レンタカーFC事業など、サービスステーションを基点とした新業態への展開を行っており、「We are a team」のキャッチフレーズを掲げながら持続可能なサービスステーションづくりによるリテールサポートを強化している。

日々サービスステーションとの継続的な取引が発生している同社の取引件数は、毎月10万件にも及ぶ規模にまで膨れ上がっており、共通アイテムとなる石油取引に関しては、ある程度集約した形で仕訳データを作成して会計システムに取り込んでいる。この状況下で課題となったのが、国税調査における当局からの指摘事項だったと経理財務部 IT課 課長の近藤 浩氏は当時を振り返る。「2006年に施行した新会社法や金融商品取引法の一部改正、いわゆる日本版SOX法に関連して、財務報告の信頼性を担保することが求められたのです。」

同社では受発注や仕入・販売などに利用する販売管理システムと会計システムがそれぞれ別に管理されており、取引明細と仕訳データをタイムリーに確認するシステムを持ち合わせていなかった。「国税調査の際には、取引明細と仕訳伝票についての確認が発生します。もちろん、その紐づけは手作業で行うことはできるのですが、なかには要求された資料が探し出せないこともあったのです。」そこで、必要な情報がすぐに抽出でき、情報のトレーサビリティが可能な環境の整備が税務署側から早急に求められたという。

選定ポイント

取引明細と会計仕訳データの相互関連性を確保しながら、検索可能な環境を構築するため、相互を連携させて情報抽出できるBIツールを検討した近藤氏。特に、指摘を受けてから実装するまでの猶予期間はわずか3ヶ月しかなく、販売管理及び会計システムを柔軟かつ高い精度で連携できる製品を探すことになったという。そこで、取引のある複数ベンダに提案を求め、その過程で同社に最適なBIツールとして選ばれたのがデータスタジオ＠WEBだった。「3ヶ月の間に要件定義からテスト、稼働にまで持っていく必要があり、製品としての豊富な導入実績や製品完成度の高さに注目しました。」

また、同社は電子帳簿保存法に則って売上・仕入れ明細データの保存を10年間行っている。将来的にはこれらのデータを分析して経営資料に活用するなどの構想も検討されていたことで、業務に耐えられる検索速度を持っている製品が必要だったと近藤氏。「月10万件にも及ぶ取引明細が毎年蓄積されていくため、ボリュームの大きなデータであっても検索スピートが十分確保できるものが必要でした。実際にデモで見てみたところ、我々のイメージした速度を実現していたのがデータスタジオ＠WEBだったのです。」

また、データスタジオ＠WEBが持つインターフェースについても評価したポイントだったという。「実際に利用する経理部門の担当者にも見てもらいましたが、WEBブラウザベースで使いやすそうだという現場の声が聞かれました。操作性の面でも、検索条件を決めておいてボタン1つですぐに必要な情報が取り出せます。現場でも違和感なく活用できる使いやすさは重要な選定ポイントの1つです。」

現在の運用と評価

現在は、年に数回行われる国税調査や監査法人の監査調査時に利用しており、経理部門のみに限定した利用となっている。実際には、国税調査の際は直接データスタジオ＠WEBを利用し、監査法人への対応についてはExcelに展開し、必要な情報を取り出しやすい形に加工するなどの工夫が行われているという。また、営業部門から特定の仕訳に関する取引明細の照会業務など幅広い用途に活用されている状況だ。「以前の国税調査では、数週間に渡ってみっちり行っていたこともありましたが、データスタジオ＠WEBのおかげで必要な情報をすぐに提示でき、短い期間で調査が終了できるようになりました。」と同課の鈴木 理映子氏は評価する。

他にも、近藤氏は情報処理費などの予算策定にデータスタジオ＠WEBを利用しており、過去の実績を参照する際にも便利に活用しているという。「既存の会計システムの場合、期をまたいだ情報が取り出しにくい状況ですが、データスタジオ＠WEBを活用することで、過年度のデータもすぐに取り出せるため大変重宝しています。」 　選定ポイントに挙げていた検索スピードに関しても、同社の業務に十分対応できるものとなっており、「例えば年度ごとの科目別残高などを抽出する際には、わずか数分で情報を抽出することができます。」と鈴木氏。

なお、以前は抽出条件を事前に定義し、夜間バッチにて集計を行わないと情報出力できない硬直化したシステムを運用していたこともあったというが、現在では自由検索で様々な切り口で必要な情報を自由に取り出すことができるようになっており、市場の変化にも柔軟に対応できるシステムに近藤氏も満足しているという。

実際にデータスタジオ＠WEBを利用している経理部門からの評価も高い。以前は取引明細と仕訳データを紙で出力して付け合わせや保管を行っていたが、今では電子帳簿としてシステム連携したことで紙の出力が不要になっている。紙の保管作業や付け合わせ作業など運用コストの軽減にも寄与している状況だ。

DTSに対する評価については「レスポンスよく対応していただいて大変感謝しています。単に機能説明だけを行うベンダが多いなか、自社開発の製品だからこそ技術部門のサポートも充実しています。問い合わせにも迅速に回答していただいています。」と近藤氏。

今後の展望

今後の展望に関して近藤氏は、「現在は経理部門が国税調査や監査法人による外部監査の際に利用していますが、今後は営業部門での活用や役員会などで経営戦略を立案する際の経営管理情報としても役立てていきたい。」と語る。必要な情報がいつでも自由に取り出せるデータスタジオ＠WEBを、同社の情報活用基盤の中核へと育てていきたい考えだ。